Lors de la phase de recueil des besoins pour une application SharePoint, il est essentiel de poser des questions stratégiques pour bien comprendre les attentes du client, définir le périmètre du projet, et éviter les dépassements de budget ou de calendrier. Voici une liste de questions importantes à poser, organisées par catégorie, pour vous aider à affiner les besoins et rédiger des spécifications fonctionnelles précises.
1. Questions générales sur le projet
Quel est l'objectif principal de cette application ?
Quels problèmes ou besoins spécifiques cherchez-vous à résoudre avec cette application ?
Qui sont les principaux utilisateurs de l'application ?
Y a-t-il des applications ou des systèmes existants que l'application SharePoint devra remplacer ou compléter ?
Avez-vous des exemples de solutions similaires que vous avez utilisées ou que vous aimeriez imiter ?
2. Fonctionnalités principales
Quelles sont les fonctionnalités indispensables de l'application ?
Quelles sont les fonctionnalités secondaires ou souhaitables ?
Y a-t-il des flux de travail spécifiques que vous souhaitez automatiser ?
Quels types de contenu seront gérés (documents, listes, bibliothèques, etc.) ?
Comment souhaitez-vous que les utilisateurs interagissent avec l'application (interface utilisateur, expérience utilisateur) ?
3. Gestion des utilisateurs et permissions
Comment les utilisateurs seront-ils gérés ? Faut-il intégrer des groupes d'utilisateurs existants ?
Quelles permissions spécifiques doivent être définies pour différents types d'utilisateurs ?
Y a-t-il des rôles utilisateurs spécifiques à définir (administrateurs, contributeurs, lecteurs, etc.) ?
4. Intégration et interopérabilité
L'application devra-t-elle s'intégrer avec d'autres systèmes (ERP, CRM, etc.) ou services externes (API, services web) ?
Quels outils ou technologies internes existants doivent être compatibles avec cette application ?
Avez-vous des besoins spécifiques concernant l'importation ou l'exportation de données ?
5. Structure des données
Quelles sont les principales entités de données que l'application doit gérer ?
Comment les données seront-elles organisées (listes SharePoint, bibliothèques de documents, métadonnées) ?
Y a-t-il des exigences spécifiques en matière de recherche, de tri ou de filtrage des données ?
6. Design et expérience utilisateur
Avez-vous des attentes spécifiques en matière de design ou de branding (couleurs, logo, etc.) ?
Souhaitez-vous que l'application soit compatible avec des appareils mobiles ?
Quels sont les critères clés pour l'expérience utilisateur (simplicité, rapidité, accessibilité) ?
7. Performance et évolutivité
Quel est le nombre prévu d'utilisateurs simultanés ?
Quelle est la quantité estimée de contenu que l'application devra gérer (documents, données, etc.) ?
L'application doit-elle être évolutive pour accueillir une augmentation du nombre d'utilisateurs ou de contenu ?
8. Sécurité et conformité
Quelles sont les exigences de sécurité spécifiques pour cette application (chiffrement, audit, etc.) ?
Y a-t-il des réglementations ou des normes de conformité spécifiques à respecter (RGPD, ISO, etc.) ?
Faut-il prévoir des sauvegardes régulières ou des procédures de récupération en cas de sinistre ?
9. Maintenance et support
Qui sera responsable de la maintenance de l'application après son déploiement ?
Avez-vous des exigences pour le support technique (SLA, support 24/7, etc.) ?
Souhaitez-vous une formation pour les utilisateurs finaux ou les administrateurs ?
10. Périmètre et calendrier
Quelles sont les fonctionnalités ou parties du projet qui peuvent être reportées dans une phase ultérieure ?
Quel est le calendrier souhaité pour le déploiement de l'application ?
Y a-t-il des dates limites ou des jalons importants à respecter ?
11. Budget
Quel est le budget alloué pour ce projet ?
Y a-t-il des contraintes budgétaires qui pourraient affecter la portée ou les fonctionnalités de l'application ?
12. Risques et challenges
Voyez-vous des risques ou des défis spécifiques pour ce projet ?
Y a-t-il des points d'incertitude ou des zones grises dans les exigences actuelles ?
13. Feedback et révisions
Comment souhaitez-vous valider les différentes étapes du projet ?
À quelle fréquence souhaitez-vous des réunions ou des rapports d'avancement ?
Conclusion
Ces questions vous permettront de mieux comprendre les besoins du client, de clarifier les attentes, de définir un périmètre clair et de rédiger des spécifications fonctionnelles précises. Assurez-vous de bien documenter les réponses et de valider les points critiques avec le client pour éviter tout malentendu ou ajustement coûteux en cours de projet.